AGAD
RESUMEN
El siguiente artículo se refiere al
tema del Análisis de Gestión Administrativa, área de la Administración,
destacando su importancia de su implementación en las diferentes entidades o en
las diversas unidades que la puedan constituir. Se hace un reconocimiento del
origen, proceso y resultados para la empresa además las cualidades y
conocimientos que el administrador debe cumplir como requisitos indispensables
para poder llevar a cabo una efectiva labor.
PROPÓSITO
Proporcionar soluciones factibles a
las irregularidades o deficiencias presentes en la entidad o en alguna unidad
en específica, por lo cual se considera que el conocimiento de la misma es
indispensable para el óptimo desempeño de las actividades y funciones
inherentes de la entidad.
La globalización y la competencia
han impulsado la imperiosa necesidad de alimentarse de herramientas y recursos
que puedan garantizar la eficiencia, rentabilidad y éxito en cada una de las
unidades de la entidad.
Es conveniente acotar que, muchos
autores recomiendan realizar un Análisis de la Gestión Administrativa con la
finalidad de hacer una evaluación integral y conocer el estado en que se
encuentra la entidad.
Por medio de este recurso, es
factible evitar cualquier desperdicio de tiempo, a su vez permite evaluar los
niveles de eficiencia y efectividad de los controles internos, propios de la
entidad. También es posible aseverar, que la implementación del Análisis de
Gestión Administrativa deja en evidencia aquellas áreas o unidades
problemáticas e irregulares, que conforman a la organización, además muestran
las debilidades que existen, a fin de dar solución efectiva a estas
dificultades.
El origen de la Gestión
Administrativa
A nivel mundial y nacional se han
utilizados diversos términos para denominar este análisis, han sido muy
variados y muchos se ubican, en esencia, dentro de la concepción de lo que se
desea hacer, otras, muestran limitaciones y algunas hasta crean confusión.
Entre los nombres que ha recibido el análisis de gestión administrativa están:
Auditoria Gerencial, Auditoria de la Empresa, Análisis Administrativo, Análisis
de Operaciones, Investigación de la Empresa, Auditoría de Cumplimiento y
Auditoria de Rendimiento.
Para finales de los años 70’,
profesionales de la Administración y profesores universitarios se dedicaron a
redactar y preparar un proyecto de ley que regulara el ejercicio profesional de
los Licenciados en Administración, proyecto que culminó en físico, el 26 de
agosto de 1982, año en que se promulga la Ley de Ejercicio de la Profesión de
Licenciado en Administración. En mencionada ley, se registra que el profesional
de la Administración puede realizar trabajos de análisis de gestión
administrativa, por lo cual se dio base legal a lo que presentó Ruiz Roa como
opción nominal sustitutiva para la auditoría administrativa, hoy día término
empleado y aceptado en nuestro país.
Análisis de Gestión
Administrativa
Es una poderosa herramienta de
control, que permite analizar las decisiones tomadas, en un lapso de tiempo
determinado, si fueron correctas o no, si los datos utilizados para
caracterizar o dimensionar las actividades fueron las más acertadas. Las causas
de las discrepancias encontradas entre lo previsto y lo realmente ocurrido son
muy variables, por ejemplo: estimaciones de precios o rendimientos equivocados,
problemas del entorno, entre otros. Lo más precioso de este recurso es, la
probabilidad real de evaluar las diferencias dentro de un marco de análisis
técnico y económico. Este hecho forma experiencia e información para tomar
mejores decisiones y generar mejores planes para la rentabilidad y éxito
empresarial.
De acuerdo a la apreciación del Dr.
José Ruiz Roa : "examen de la estructura administrativa o de sus
componentes, para evaluar el grado de eficiencia y eficacia con el cual se
están cumpliendo la Planificación, la Organización, la Dirección, la Coordinación,
la Ejecución y el Control de los objetivos trazados por la empresa, para
corregir las deficiencias que pudieran existir, tendiendo al mejoramiento
continuo de la misma, optimizando la productividad hasta lograr la calidad
total y su control, mediante la mejor utilización de los recursos disponibles,
conforme a procedimientos encuadrados dentro de normas y políticas de la
verdadera administración".
Proceso de la Gestión
Administrativa
Dice RUIZ (1995:175) que "Es
indiscutible que para proceder a la preparación del Programa de Trabajo para
realizar el AGAD, debemos tener en cuenta cuales son las preocupaciones de la
Alta Administración de la empresa".
Lo que significa que es un proceso
dinámico donde convergen: pasado, presente y futuro. Dicho proceso, mezcla
cíclicamente análisis del pasado (gestión), posición y evaluación de las
elecciones futuras (planeamiento), y la instrumentación del plan presente.
Por otra parte, es necesario que el
analista responsable del trabajo tenga un Primer Contacto con el
Sistema-Cliente, a fin de dejar sentadas las condiciones básicas del trabajo.
Este primer contacto es considerado como el primer paso en el Análisis de
Gestión Administrativa, debido a que es fundamental para el desarrollo de los
siguientes pasos. Además de, poseer ciertas cualidades que le permitan
desenvolverse como profesional en ésta área específica:
ü Confianza y seguridad
ü Imagen de negocios
ü Comunicación eficaz
ü Imagen positiva
ü Identificar la necesidad del potencial
Sistema-Cliente
ü Lenguaje fluido y uso adecuado de la terminología
técnica
ü Capacidad para transmitir las ideas que se desean
expresar
ü Disposición para escuchar atentamente los planteamientos
del Sistema-Cliente
ü Estar respaldado de impecables recursos de
papelería, tarjetería, de presentación, logos, entre otros detalles
Una vez que cumpla éstas
cualidades, el analista en su primer contacto deberá:
1) Recopilar datos de la Entidad
Documentos constitutivos.
Los objetivos que definen la
naturaleza de la organización.
Composición empresarial
(organigrama)
Reseña histórica.
2) Conocer las definiciones
fundamentales de la Entidad:
Misión.
Objetivos.
Metas.
Políticas.
3) Reuniones en los distintos
niveles gerenciales de la empresa.
4) Recorrido por las instalaciones de la organización.
4) Recorrido por las instalaciones de la organización.
El estudio preliminar, le permite
al Analista de Gestión identificar las áreas potenciales críticas las cuales
necesitan ser atendidas, estimar el tiempo de duración del análisis, el equipo
técnico profesional que habrá de emplearse y los recursos necesarios para su
desarrollo. Una vez que se tienen estos elementos, el analista procederá a
preparar la Propuesta de Servicio Profesional.
De ser aceptada la propuesta, el
siguiente paso es el desarrollo del análisis de gestión administrativa. Proceso
extenso y minucioso en donde se deben considerar los detalles más mínimos a fin
de encontrar la fuente de irregularidad y proponer la solución, a través de la
redacción del informe de recomendaciones.
Resultados del AGAD para la Entidad
Luego de la recolección y registro
de información, el analista de gestión está listo para iniciar la etapa del
análisis de esa información, a través de la cual se conocerán las situaciones
de la empresa cuyas características permitirán identificarlas como fortalezas,
debilidades, oportunidades y amenazas que están impactando de uno u otro modo
los resultados de la organización.
Concluyendo, las empresas,
mayormente sus irregularidades radican y se manifiestan delante de formas de
pensar muy conservadoras o vanguardistas, siempre rondando los extremos,
afectando el buen desarrollo de las actividades y a su vez esto conlleva a
consecuencias muy graves, inclusive la quiebra. Situaciones que fácilmente se
pueden solucionar con efectivos sistemas de control y el mejoramiento
profesional, apoyándose en la estrecha y armoniosa relación jefe-subalterno.
FUENTE:Aponte
Uriepero, Marina D.
REFERENCIAS Ley de Ejercicio de la Profesión de Licenciado en
Administración. (1982). Gaceta Oficial de la República de Venezuela 3004
(Extraordinaria), agosto 26, 1982.
Ruiz Roa, J. (1995). Análisis de
Gestión Administrativa. Caracas: Monte Ávila.
Así es, eso es lo que busca el Análisis de Gestión, a fin de corregir esas debilidades.
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