En fecha 28 de octubre de
2011, fue publicado en la Gaceta Oficial Nº 39.788, la Providencia
Administrativa N°003 por el Instituto
Venezolano de los Seguros Sociales (IVSS), la cual dispone la exhibición y
presentación de documentación ante el IVSS por las empresas privadas,
sociedades, asociaciones, fundaciones, organismos, entes, empresas del estado y
demás entidades jurídicas o económicas donde presten servicios personas sujetas
a la obligación del Seguro Social. La misma entró en vigencia al día siguiente
de su fecha en publicación en la Gaceta Oficial, es decir el 29 de octubre de
2011.
La presente Providencia,
establece en su artículo 1 que los
empleadores durante el procedimiento de Fiscalización, tendrán la obligación
de:
i) exhibir en un lugar visible de su
establecimiento (casa matriz, sucursal, agencia o filiales);
ii) conservar dentro de cualquier instalación
de la empresa, explotación o faena, entendiéndose por éstas, sucursales,
plantas, galpones, o cualquier lugar donde la empresa mantenga a los
trabajadores bajo su dependencia; y
iii) presentar al servidor
público actuante, debidamente acreditado por el IVSS, los siguientes
documentos:
Artículo 1: De conformidad a la norma prevista en los
Artículos 90 de la Ley del Seguro Social, 183 del Reglamento General de la Ley
del Seguro Social en concordancia con el Artículo 145 numeral 1, literal a,
numerales 4, 7, 8 del Código Orgánico Tributario y Artículo 28 de la Ley
Orgánica de Procedimientos Administrativos, los empleadores y empleadoras
durante el procedimiento de Fiscalización, tendrán la obligación de exhibir en
un lugar visible de su establecimiento (casa matriz, sucursal, agencia o
filiales), así como, conservar dentro de cualquier instalación, la empresa,
explotación o faena, entendiéndose por éstas, sucursales, plantas, galpones, o
cualquier lugar donde la empresa mantenga trabajadores bajo su dependencia, y
presentar al servidor público actuante, debidamente autorizado y acreditado por
el Instituto Venezolano de los Seguros Sociales, los siguientes documentos:
a)
La
Forma 14-01 (CÉDULA
DEL PATRONO O EMPRESA) o Registro en el Sistema de Gestión y
Autoliquidación de Empresas "TIUNA", debidamente recibida y sellada
por la respectiva Oficina Administrativa.
b)
La
Forma 14-02 (REGISTRO
DE ASEGURADO) debidamente recibida y sellada por la respectiva Oficina
Administrativa o Constancia de Registro de Trabajador emitido por el Sistema de
Gestión y Autoliquidación de Empresas "TIUNA"; del personal sujeta a
su servicio.
c)
Presentar
las Forma 14-03 (PARTICIPACIÓN DE RETIRO DEL TRABAJADOR)
debidamente recibida y sellada por la respectiva Oficina Administrativa o
Constancia de Egreso de Trabajador emitido por et Sistema de Gestión y
Autoliquidación de Empresas "TIUNA".
d)
La
Forma 14-133 (CONVENIMIENTO
DE PAGOS) o Constancia emitido por el Sistema de Gestión y Autoliquidación
de Empresas "TIUNA", en caso de que lo hubiere,
e)
Las
tres (03) últimas Órdenes de Pago emitidas por el I.V.S.S., junto a los
respectivos depósitos bancarios por medio de los cuales fueron pagadas.
f)
La
Nómina de trabajadores que
contenga la siguiente información: nombres y apellidos, número de cédula de
identidad, cargo, salario que devenga (diario, semanal, y mensual), fecha de
ingreso, de cada uno de sus trabajadores y trabajadoras, (correspondiente a los
tres (3) últimos años).
g)
Declaración
Trimestral de
Trabajadores ante el Ministerio del Poder Público Para el Trabajo y la
Seguridad Social de los tres (3) últimos Ejercicios Fiscales.
h)
Copia
de la Declaración de Impuesto sobre la Renta, de los tres (3) últimos
Ejercicios Fiscales.
i)
Acta
Constitutiva,
más últimas Actas de Asamblea de Modificaciones Estatutarias.
j)
Registro
Patronal de Asegurados,
debe contener la siguiente información, referente a cada asegurado:
1. Nombres, apellidos y
dirección;
2. Número de registro en el
Seguro Social:
3. Fecha de ingreso a la
empresa o establecimiento;
4. Salario diario, semanal o
mensual;
5. Ocupación:
6. Cotización semanal del
trabajador,
7. Fecha de retiro.
8. Cualquier otro dato que
estime de interés el Instituto.
El patrono está obligado a
conservar durante cinco (5) años el registro a que se refiere el artículo
anterior.
En aquellos casos donde los
empleadores y empleadoras mantengan instalaciones fuera de la jurisdicción de
la casa matriz, éstas deberán conservar copias fotostáticas de la documentación
a la cual se contrae el señalado instrumento.
k)
Estados
Financieros de los tres (3) últimos Ejercicios Fiscales y Libros Contables.
l)
Cualquier
documento público o privado en el cual conste el cese de actividades, (si fuere
el caso).
m) Copia de recibos de pago de
los trabajadores y trabajadoras sujetos a su servicio.
n)
Copia
del último Recibo de Pago de un servicio básico.
o)
Contrato
de arrendamiento del inmueble donde realiza sus actividades (si fuera el caso).
p)
Copia
de la Cédula de Identidad del empleador, representante legal o apoderado.
q)
En
caso de los Organismos. Entes y Empresas del Estado además de los ítems antes
señalados los siguientes documentos.
1. Nómina de Jubilados
2. Formulación
Presupuestaria de la Partida (401) Gastos de Personal
3. Balance de Comprobación y
Estados de Resultados.
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